La Covid-19 : Un retour au travail rempli de défis importants et d’opportunités imprévues pour les entreprises

 

« Sautez sur les occasions qui cognent à vos portes »

 

Comme entrepreneur, imaginez :

• Développer chez vos employés un engouement sans précédent
• Profiter du retour pour implanter des changements en douceur
• Réaliser que les opportunités inattendues dépassent largement les défis à relever

Comme employés, imaginez :

• Participer aux échanges et à l’élaboration de la stratégie à long terme
• Contribuer au développement d’un climat de travail inspirant
• Assumer un rôle à la hauteur de vos attentes

Pour faire suite à un article paru sur le retour au travail post Covid, dans le journal « Les affaires », l’École des chefs d’entreprises vous suggère quelques idées pour développer une complicité forte et très rentable avec vos employés.

La petite et moyenne entreprise a été particulièrement bouleversée

La PME est en train de sortir de la COVID avec 6 enjeux qui n’avaient pas du tout été planifiés.

1. Le départ des employés

Certains employés ont été remerciés. D’autres ont changé de carrière, sont hésitants à revenir ou ont pris leur retraite. La réduction de personnel a causé des problèmes durant la COVID et elle le fait encore. 

Avec la rareté du personnel, comment maintenant combler ce besoin en personnel ? Pour la PME, c’est devenu un frein majeur à sa croissance.

2. L’esprit d’équipe ébranlé

Durant la COVID, les employés ont travaillé à distance. Ils étaient tellement axés sur la production que chacun travaillait en silo. L’esprit d’équipe en a souffert. Ce qui a empiré les choses, c’est que les tâches ont été redistribuées de sorte que certains ne savent pas exactement quels sont les rôles et responsabilités de chacun.

De plus, on se parlait que par vidéoconférences. Durant ces rencontres, on s’en tenait qu’aux tâches. La qualité des outils ne favorisait pas la même qualité d’échanges que lorsque tous sont physiquement ensemble.

Comment rebâtir cet esprit d’équipe?

3. Des profits à la baisse

La PME a vu ses profits fondre durant la pandémie. Pour la relancer, il lui faut plus d’argent que jamais. Ce qui contraint les choix dans les décisions est que les institutions financières sont frileuses de prêter de l’argent à une PME si fragile.

Le défi est de renflouer les coffres, générer des ventes et se démarquer des concurrents dans un court laps de temps.

4. L’avenir de la PME ébranlé

La pandémie a eu des effets sur les clients. Leurs besoins ont parfois changé complètement ou ont diminué considérablement. Ajoutons à cela le fait que l’entreprise n’a pas offert beaucoup d’améliorations à ses clients. 

Est-ce que les projets prévus sont encore aussi pertinents ? Comment s’ajuster aux clients ?  Faut-il changer complètement de direction ? Les réponses ne doivent pas trop se faire attendre.

5. Des façons de faire modifiées par les évènements

Durant la COVID, certaines tâches n’ont pas du tout été faites, car on s’en tenait à l’essentiel. Est-ce qu’on a pris de mauvaises habitudes ou si au contraire ces changements dans les opérations devaient être multipliés ailleurs dans l’entreprise ?

Le retour au travail représente une pause dans le développement de toute PME. De belles occasions peuvent ressortir de celle-ci. À vous d’en profiter.

6 défis à relever par l’entrepreneur

En plus des défis auxquels fait face l’entreprise, la plupart des entrepreneurs font face personnellement à 7 contraintes qui viennent mêler les cartes.

1. Le manque d’énergie

Il est fort possible que vous vous sentiez épuisé et même stressé comme jamais auparavant. Le retour peut sembler comme si vous redémarriez de votre entreprise, mais l’énergie n’est pas la même. Plusieurs nous ont rapporté qu’ils étaient dans l’énergie négative. Lorsqu’on démarre une entreprise, on bâtit via des succès. Cette fois, c’est comme rebâtir après des échecs. On peut avoir l’impression que l’on a travaillé pour rien. 

PISTE DE SOLUTION : Pour se sortir de cet état d’esprit, il faut se convaincre que la pandémie a été une forme d’apprentissage en mode accéléré. Si vous avez l’impression de rebâtir, dites-vous que vous bâtirez en vous débarrassant de bases qui n’étaient pas si solides finalement. 

Contrairement à votre premier démarrage, vous ne serez plus seul, comme nous le démontrerons. Vous allez vivre un regain d’énergie comme vous ne vous l’imaginez pas.

2. Le peu de réserves financières personnelles

Ce ne sont pas que les réserves des entreprises qui ont chuté. Les réserves financières personnelles ont pris un dur coup. Vous avez moins d’argent pour le marketing, le développement de produit. De plus, comment attirer des candidats de qualité si l’on n’a pas de coussin financier. Ce qui est déchirant est que vous sentez que vous devez agir rapidement pour garder votre réputation et offrir une expérience client WOW.

PISTE DE SOLUTION : Elle se cache derrière vos employés en les faisant travailler  différemment.

3. La peur de voir d’autres employés partir

Embaucher une nouvelle expertise est un défi de taille. Le pire scénario est de perdre un ou quelques employés clés qui ont été vos piliers durant la période creuse. La rareté du personnel fait en sorte qu’ils peuvent être tentés d’aller voir ailleurs.

PISTE DE SOLUTION :  Rendez votre entreprise excitante. Vos employés doivent pouvoir visualiser leur avenir. Vous voulez qu’ils aient espoir qu’ils pourront se développer. Vous avez intérêt à leur donner plus d’importance qu’auparavant. 

4. Le questionnement profond sur votre propre avenir

Il est possible que votre projet d’affaires risque de ne pas se réaliser comme souhaité. L’image que vous vous étiez faite est maintenant floue. Le produit de demain que vous aviez en tête peut devoir être modifié, tout comme les clientèles cibles que vous visiez. Comment allez-vous vous démarquer maintenant ?

PISTE DE SOLUTION : Sollicitez des idées de vos employés et échangez régulièrement avec eux autour d’elles. Vous les rassurerez, car ils veulent savoir vers où l’entreprise se dirige. C’est une opportunité de les éduquer sur des sujets nouveaux tels les critères financiers lors des prises de décision, les cordes sensibles des clients, vos préoccupations, votre vision.

5. Le manque de temps

C’est normal de vouloir reprendre le temps perdu. Mais avec moins de personnel, votre réflexe est peut-être de tout faire par vous-mêmes. Déjà avant la pandémie, il vous manquait de temps. Vous avez l’impression que c’est pire et que vous n’y arriverez pas. Certaines décisions sont prises à gauche et à droite. Vous manquez de temps pour répondre aux appels de clients, pour former votre personnel, ce qui vous pousse à en faire davantage vous-même.

Le résultat est que plusieurs choses tombent dans les craques. Les employés sont insatisfaits et les clients aussi. Ce n’est plus une question de gestion de priorités, c’est plutôt une question d’urgences qui s’accumulent. Vous pensez être productif, mais dans le fond vous et vos employés gaspillent du temps précieux et rentable à éteindre des feux. L’entreprise est moins productive qu’auparavant. 

PISTE DE SOLUTION : Laissez vos employés vous aider à trouver des solutions temporaires, à établir des priorités. Impliquez-les dans le brouhaha. Même s’ils sont occupés, cette implication permettra à tous de récupérer du temps. Leur engagement vous permettra de voir au développement de votre entreprise.

6.Le besoin de tout contrôler

Les opérations bougent rapidement. La distribution du travail doit être revue. Il faut agir rapidement pour renflouer la caisse. Il est tentant d’accepter de servir tous les types de clientèles même celles que l’entreprise connait moins bien. Vous acceptez les demandes spéciales qui coûtent cher. Il faut courir après les clients qui paient possiblement moins vite. C’est la course vers l’argent. La tension augmente chez vos employés et chez vous. Tout est vu comme une opportunité.  Immanquablement, en acceptant tout, le rouage des opérations risque de changer. Ce qui avait été mis en place pour le modèle d’affaires avant la COVID, est moins efficace et productif lorsqu’on veut satisfaire les besoins de tous. En fin de compte, il y a plus de choses à gérer qu’avant dans les opérations, ce qui provoque leur ralentissement. Vous avez peut-être l’impression que contrôler davantage est la solution pour redresser la situation. C’est une illusion de penser ainsi.

PISTE DE SOLUTION : Votre salut passe par une implication sans précédent des employés. Consultez-les régulièrement pour avoir leurs idées sur une foule de sujets et les opérations s’amélioreront grandement et rapidement. Déjà, vous payez pour leurs connaissances. Profitez-en, ils vous enrichiront rapidement.

La clé : utiliser l’équipe déjà en place

Vous devrez optimiser ce que vous possédez, soient : vos clients, vos produits, vos forces, vos façons de faire, votre expertise, votre technologie.

Toutefois, la clé est de faire appel à votre ressource première et possiblement la moins coûteuse : les idées de chacun de vos employés. Chaque travailleur, quel que soit son rôle, possède un esprit créatif, des idées et il est en mesure de proposer des solutions. L’équipe, qui est la somme de toutes ces idées, possède plusieurs connaissances sur la production, sur les clients, sur les produits, sur la mise en marché, sur la distribution. Collectivement, tout cela est à votre disposition. 

Il ne manque aux gens que très peu d’informations pour que le groupe devienne votre équipe de consultants hors pair.

En période de retour au travail, l’objectif est de faire de vos employés des complices, des gens avec qui vous pouvez développer une connivence. Vous êtes plus près d’atteindre cet objectif que vous pouvez le penser.

Le temps est venu de bâtir votre équipe du tonnerre. Le défi est de penser autrement et d’oser faire de ses employés des complices.

Les activités de motivation ne sont pas la panacée espérée

Intuitivement, nous savons tous qu’une équipe qui travaille bien ensemble est plus productive qu’un rassemblement de travailleurs qui travaillent en silo. Au fil du temps, beaucoup de gens bien intentionnés se sont penchés sur des trucs pour motiver les employés et créer un bel esprit d’équipe. On a développé des activités de groupe.

La plupart du temps, ces activités sont stimulantes que pour quelque temps. 

En voici quelques-unes.

Certaines entreprises ont recours à un motivateur qui vient « fouetter » les troupes. Parfois, c’est une histoire inspirante d’un athlète. Le problème est que celui-ci n’aborde ni les enjeux que vit la PME ni les défis des entrepreneurs qui ont été discutés ci-dessus. Les employés apprécient ce genre de rencontre, mais leur gain d’énergie ne dure que quelques jours.

Une autre catégorie d’activités est de faire des jeux entre employés. Cela a comme objectif de connaitre davantage ses collègues ou de transmettre un message sur la communication. Chacun découvre un aspect sur son collègue. Au début, vous améliorerez les communications; toutefois, dans le feu de l’action, les vieux réflexes reviendront.

Une autre catégorie est le « Team building » qui vise à pratiquer un sport ensemble, à favoriser des activités familiales, à relever des « défis sportifs ». Ces activités visent à cimenter l’esprit d’équipe en sortant les employés de leur cadre de travail. Elles sont bien accueillies, mais elles ne peuvent pas facilement être transposées dans les opérations quotidiennes de votre PME.

Optez pour des activités de groupe reliées au travail et rassembleuses

Les activités les plus rentables sont celles qui regroupent les employés pour aborder un sujet en lien avec leur travail. Les points à discuter peuvent être très variés comme : régler un problème, faire du pouce sur une suggestion, revoir une façon de faire, parler d’un client difficile, évaluer une dépense, etc.

Certains entrepreneurs peuvent avoir vécu des expériences peu concluantes sur les bienfaits de ce genre d’activités en groupe. Si c’est votre cas, il est temps de les recommencer.

C’est le genre d’activités des plus appropriées présentement dans un contexte de retour au travail. Elles devraient faire partie de la culture de toute PME, car elles créent l’engagement envers l’entreprise et solidifient l’esprit d’équipe.

Il y a 6 raisons pour lesquelles tout entrepreneur devrait débuter ce genre d’activités.

1. Résoudre des problèmes

Il n’y a rien de plus motivant pour un groupe que de lui lancer un problème à régler. Lorsqu’il est posé de façon à soulever l’impact qu’il provoque sur l’entreprise, et non sur un individu, les gens veulent en débattre. C’est une marque de respect que de solliciter les gens.

2. Apporter des solutions concrètes

Les solutions que les employés offrent sont toujours reliées à ce qu’ils vivent au quotidien. Ils proposent alors des actions du concrètes et facile à comprendre pour tous.

3. Favoriser une implantation rapide

Peu importe la solution, c’est presque garanti que l’implantation sera rapide. C’est normal puisque tous ont participé au débat sur le problème et au développement de la solution.

4.Obtenir des résultats rapidement

L’implication des employés fait en sorte que vous, comme entrepreneur, récoltez les fruits, souvent à très court terme.

5. Diminuer les coûts de réalisation

Cette approche ne nécessite pas de gros déboursés. Possiblement, que vous devrez payer le repas du midi, une collation ou réserver une salle, ce qui est beaucoup moins coûteux que d’embaucher une firme spécialisée en motivation.

6. Minimiser l’absence des employés

Les employés ne sont jamais loin de leur poste de travail. Donc en cas d’urgence, la rencontre peut être retardée.

Vos employés n’attendent que votre signal pour donner leurs opinions.

Il existe 5 raisons pour lesquelles les employés aiment ces rencontres de groupe.

1. Ils se sentent valorisés

Ils ne font pas que recevoir des ordres. On fait appel à leur jugement, leur créativité, leur capacité d’analyse, leur sens d’observation. Ils ont leur mot à dire et c’est gratifiant.

2. Ils apprennent à mieux comprendre leurs collègues

Les échanges entre collègues permettent de mieux comprendre les préoccupations, les valeurs, les priorités, les points de vue, les forces de chacun. Cette connaissance facilite la qualité des échanges, réduit les tensions et évite des malentendus au quotidien, et ce, 12 mois par année.

3. Ils sont stimulés par le plaisir de faire grandir leur entreprise

Chaque employé a le sentiment qu’il contribue à faire progresser l’entreprise. C’est comme si le succès de l’équipe dépend un peu de lui. Il se sent important et ses collègues reconnaissent son importance.

4. Ils façonnent un climat de travail inspirant pour tous

Un des fruits de ces discussions est que le groupe se forge en quelque sorte un code de conduite. Les comportements de respects, d’écoute, et bien d’autres qui sont observés durant les rencontres se propagent à toutes les autres interactions durant l’année.

5.Ils ont la chance de faire ressortir leurs talents

Il n’est pas rare que lors des échanges, un employé lève la main pour proposer qu’il s’occupe d’un volet que d’autres n’aiment pas faire. Ainsi on découvre des talents chez des collègues que plusieurs ne soupçonnaient pas.

Exemples d’activités de groupe qui accroit l’efficacité, la rentabilité et l’harmonie dans une entreprise

Le retour au travail offre des occasions particulières pour amorcer des échanges de groupe. 

Voici 6 exemples d’activités stimulantes, rassembleuses et productives

1. Définir d’abord un rôle, suivi des responsabilités et ensuite des tâches

La nécessité de devoir en faire plus avec moins requiert de revoir les responsabilités de chacun. Pourquoi ne pas profiter de l’occasion pour en finir avec les tâches.

Échanger en groupe sur les rôles et des responsabilités de chacun est beaucoup plus inspirant que de discuter des tâches qui incombent à chacun. Le rôle peut être vu comme le titre de la fonction et les responsabilités sont les éléments pour lesquels l’employé est redevable au groupe.  Les tâches deviennent alors les actions quotidiennes à exécuter pour  jouer son rôle et assumer ses responsabilités.

Quelle façon inspirante de connaitre chacun des employés et de voir les relations qui existent entre chaque membre de l’équipe. 

2. Trouver votre recette de télétravail

La demande pour le télétravail risque d’être forte pour certains postes dans votre PME. Il est temps de réinventer le télétravail en fonction des défis et des contraintes de l’entreprise ainsi que de la situation des employés. 

À travers les discussions, les employés réalisent que le télétravail est un privilège pour certains. Il est donc important d’être équitable pour tous pour compenser ceux qui ne peuvent pas y participer.

Cette capacité d’adaptation de l’entreprise face au télétravail devient une force, une flexibilité qui est un atout pour recruter des candidats.

3. Éduquer financièrement les gens pour développer leur esprit entrepreneurial

La réalité économique de l’entreprise a changé. Il est temps d’éduquer les employés sur certains volets financiers de l’entrepreneuriat. En les éduquant, ils deviendront plus attentifs aux ressources de l’entreprise et ils tiendront compte de la rentabilité de leurs actions et de leurs idées. Ils deviendront rapidement des complices de premier ordre.

4.Partager la stratégie pour créer un nouvel engagement

Les employés veulent être rassurés quant au potentiel de croissance. Est-ce qu’il y aura de la place pour moi ? Est-ce que je vais pouvoir m’épanouir?

Plutôt que de garder vos intentions et votre vision pour vous-même, osez les partager et en débattre ouvertement. Même si le chemin pour réaliser votre vision n’est pas encore clair, n’hésitez pas à en parler. Partager ses « secrets » rehausse les connaissances des employés, quel que soit leur rôle. 

Ultimement, vous allez vous assurer que tous tirent dans la même direction.

5. Transformer le processus d’embauche pour combattre la rareté

Laissez votre équipe préparer les offres d’emploi. Ils trouveront des mots inspirants auxquels vous n’avez pas pensé, mais qui attireront des candidats de qualité. Laissez-les également participer aux entrevues téléphoniques et même aux entrevues individuelles.

Pour les employés, c’est comme s’ils choisissaient leur futur collègue. Par conséquent, l’intégration du candidat choisi sera beaucoup plus rapide.

6. Créer une culture d’innovation

C’est inspirant de débattre de ses idées et de celles des autres. Les gens se sentent importants. L’esprit d’équipe se solidifie, les compétences de chacun sont rehaussées, la rentabilité et l’expérience client se bonifient, car tout tourne autour de ces volets.

Ce ne sont que quelques exemples d’activités en entreprise. Leurs impacts sur vous et sur vos employés sont beaucoup plus forts, plus permanents, plus inspirants et plus agréables. 

C’est le secret pour redémarrer la machine sur des bases solides et stratégiques qui assureront la croissance de votre entreprise.

Questions

Quels sont les sujets d’activité, parmi la liste ci-dessus ou autres, qui vous apparaissent les plus importants ?

Selon vous, quels défis auxquels les entrepreneurs feront face à animer ce genre d’activités ?

Amusez-vous.